Les frais de mission des titulaires de BIC

03/10/2007

LES FRAIS DE MISSION DES TITULAIRES DE BENEFICES INDUSTRIELS ET COMMERCIAUX

Nombre d’activités nécessitent des déplacements de plus en plus importants nécessitant la prise des repas à l’extérieur ; de plus, les frais de déplacement sont en augmentation d’année en année.
L’administration dans une instruction du 24 juin 2004, a décidé d’appliquer aux titulaires de bénéfices industriels et commerciaux (BIC) les mêmes règles de déduction des frais de déplacement domicile/lieu de travail actuellement en vigueur pour les titulaires de bénéfices non commerciaux (BNC).
Est également transposée aux titulaires de BIC la doctrine selon laquelle les fais de transport afférents aux quarante premiers kilomètres peuvent être toujours être admis en déduction.
Autant de raisons pour faire un point sur la déduction des frais de repas pris sur le lieu de travail et sur les frais de transport exposés pour se rendre sur le lieu de travail.

LES FRAIS SUPPLEMENTAIRES DE REPAS

- les conditions de déduction

Les frais supplémentaires de repas d’un entrepreneur imposé selon un régime BIC peuvent être considérés comme des dépenses nécessitées par l’exercice de sa profession lorsque la distance entre le lieu d’exercice de l’activité et son domicile fait obstacle à ce que le repas soit pris au domicile.
Ces frais sont considérés comme ayant un caractère professionnel dès lors qu’ils sont justifiés par un éloignement normal entre domicile et lieu de travail. Le caractère normal de la distance tient compte de l’importance et de la configuration de l’agglomération où se situe le domicile de l’exploitant et des lieux d’exercice de l’activité ainsi que de la nature même de l’activité exercée. L’administration fiscale apprécie au cas par cas chaque situation.
Les frais supplémentaires de repas exposés par le contribuable doivent correspondre à une charge effective et justifiée ; il doit donc être en mesure de produire toutes pièces justificatives permettant d’attester la nature et le montant de ces dépenses.
Ajoutons également que la possibilité accordée au salarié ne pouvant justifier précisément de ses frais de repas d’évaluer la dépense supplémentaire par repas à une fois et demi le montant du minimum horaire garanti ne s’applique pas au régime BIC.
Ces dispositions s’appliquent à compter de la détermination des résultats clos en 2004.

- la détermination du montant déductible

La déduction des frais de repas est limitée au coût supplémentaire du repas sous réserve qu’il n’ait pas un caractère excessif. La part de la dépense correspondant aux frais que le contribuable aurait payés s’il avait pris son repas chez lui constitue une dépense d’ordre personnel non déductible de son bénéfice.
Pour déterminer le montant de cette dépense non déductible, l’administration autorise l’application des règles relatives au calcul des avantages en nature pour les salariés en matière de nourriture. Ainsi, pour l’année 2004, le prix du repas pris à domicile a été fixé à 4,05 euros.
Prenons l’exemple d’un artisan dont le chantier et le domicile sont distants d’une trentaine de kilomètres ; lors du repas de midi, l’artisan ne rentrera pas manger chez lui, à cette occasion, il prend son repas dans un restaurant proche du chantier et le repas lui coûte 14 euros. Celui-ci fait l’objet d’une pièce justificative délivrée par le restaurant. Les frais déductibles s’élèveront à : 14 – 4,05 = 9,95 euros.
Le repas pris en dehors du domicile ne doit pas être anormalement élevé, auquel cas la dépense présenterait un caractère exagéré. Dans un souci de simplification, il est admis qu’un repas présente un caractère raisonnable lorsque son prix n’excède pas la limite d’exonération des indemnités pour frais de repas d’un salarié en déplacement professionnel et empêché de rejoindre son domicile ou le lieu habituel de son travail, soit 15,20 euros pour l’année 2004.
Si l’exploitant fait état de dépenses plus élevées, les frais supplémentaires de repas ne seront déductibles qu’à hauteur du plafond et la fraction excédant ces montants constitue une dépense d’ordre personnel non déductible, sauf à justifier ce dépassement par des circonstances exceptionnelles nécessaires à l’exercice professionnel.
Reprenons l’exemple précédent, mais dans ce cas l’artisan a pris un repas qui lui a coûté 35 euros. Les frais pouvant être déduits s’élèvent à : 15,20 – 4,05 = 11,15 euros, le surplus n’étant pas déductible à moins d’apporter la preuve qu’il n’existait pas de possibilité de déjeuner à moindre coût dans le même secteur géographique.

LES FRAIS DE DEPLACEMENT DOMICILE TRAVAIL

- le régime actuel

Les frais de déplacement que les titulaires de BIC exposent pour se rendre sur le lieu de travail et en revenir constituent en règle générale des dépenses nécessitées par l’exercice de leur profession et doivent pouvoir être admis en déduction.
Lorsque la distance domicile lieu de travail est anormalement élevée, le professionnel doit être en mesure de justifier cet éloignement par des circonstances particulières indépendantes de sa volonté.
Pour l’appréciation du caractère normal ou non de la distance, à titre indicatif, l’administration admet les circonstances particulières suivantes : l’étendue et la configuration de l’agglomération où se trouvent le domicile et le lieu de travail, les moyens de transports disponibles, les conditions de vie de l’exploitant et de sa famille eu égard aux ressources du foyer, et notamment les motifs de santé, les problèmes de scolarisation des enfants, le lieu différent du travail de chacun des époux, les écarts de coût du logement, selon qu’il est situé dans l’agglomération ou la périphérie.
Dans cette situation, il est recommandé d’établir une mention expresse donnant le détail des motifs qui justifient la distance séparant le domicile du lieu de travail.
Par contre, lorsque l’éloignement du domicile par rapport au lieu de travail présente un caractère anormal, la déduction des frais supportés n’est pas admise.

- l’extension de la règle des quarante kilomètres

Dans un souci de simplification et d’harmonisation avec les règles applicables en matière de bénéfices non commerciaux, l’administration admet désormais que les frais de déplacement correspondant aux quarante premiers kilomètres du trajet entre le domicile et le lieu de travail soient admis en déduction même si aucune circonstance particulière ne justifie l’éloignement entre le domicile et le lieu de travail, sous réserve bien entendu, de justifier de la réalité et du montant des frais correspondants.
Prenons l’exemple d’un commerçant domicilié à 60 kilomètres de son lieu de travail, il ne peut faire état de circonstances particulières justifiant cet éloignement. Ce commerçant a supporté 3000 euros de frais de transport au titre des trajets domicile/travail dont il peut justifier la réalité et le montant. Il peut demander la déduction de : 3000 * 40/60 = 2000 euros.
En appliquant les règles antérieures, aucune déduction n’aurait été possible au titre de ces frais de transports.
Ces dispositions s’appliquent également à compter de la détermination des résultats clos en 2004.
Il faut préciser que pour l’évaluation des frais, l’administration continue de refuser l’application du barème kilométrique admise pour les autres contribuables. Seules les dépenses de carburant peuvent être évaluées forfaitairement pour les contribuables ayant opté pour le régime de la comptabilité super-simplifiée.

CONCLUSION

Dans sa doctrine antérieure, l’administration fiscale refusait la possibilité de déduire les frais de repas quotidien pour les titulaires de BIC alors qu’elle le permettait pour les titulaires de BNC et les salariés.
Ces mesures vont dans le sens de la simplification et d’une plus grande égalité fiscale entre les titulaires de BIC, les titulaires de BNC et les salariés.

Éric MOYA, Expert-comptable à ARLES
CGA PROVENCE

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