La pratique de la facture

03/10/2007

La facture, document courant de la vie économique de l’entreprise, n’en est pas moins régie par un ensemble de règles plus ou moins complexes qu’il est utile de connaître. Face à l’accroissement des défaillances d’entreprises une bonne gestion de la facturation apparaît comme un outil de pérennité.

Les règles s’appliquant à la facturation sont nombreuses et évolutives. De nouvelles dispositions relatives aux obligations des assujettis en matière de facturation s’appliquent à compter du 1° juillet 2003.

La facture, pièce comptable de l’entreprise par excellence peut contenir certaines mentions qui auront leur importance en cas de défaut de paiement. Une facture libellée de façon incorrecte n’est pas sans conséquence tant sur la personne qui l’établit que sur celle qui la reçoit et l’accepte.

LES RÈGLES APPLICABLES A COMPTER DU 1° JUILLET 2003

- règles relatives à l’émission des factures

L’article 289 du Code général des impôts modifié par la Loi de finances rectificative pour 2002 légalise une tolérance administrative; désormais, les factures peuvent être émises, au nom et pour le compte de l’assujetti, par le client (autofacturation) ou un tiers (sous-traitance de la facturation) dès lors que cet assujetti leur donne expressément mandat à cet effet.

La facture en principe émise dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services peut toutefois être établie de manière périodique pour plusieurs livraisons de biens ou de prestations de services distinctes réalisées entre l’assujetti et son client au titre du même mois civil. Cette facture est établie au plus tard à la fin de même mois.

De plus, les assujettis ont la possibilité, sous réserve de l’acceptation du destinataire, de transmettre leurs factures par voie électronique, à condition que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu soient garantis au moyen d’une signature électronique ou d’un échange informatisé de données.

- les autres règles

Il est également deux nouvelles mentions à porter sur les factures, elles sont relatives au numéro d’identification à la TVA de l’assujetti et à la référence de la réglementation communautaire ou interne légitimant l’application d’une exonération ou du régime de la marge bénéficiaire. Le numéro dont il est question est le numéro d’identification à la TVA en France du fournisseur de biens ou de services et non celui du client.

La loi du 1° juillet 2003 prévoit que désormais, seuls les rabais acquis et chiffrables lors de l’opération devront être portés sur la facture. Une diminution du prix simplement acquise dans son principe ne pourra donc plus être mentionnée.

La facture doit mentionner, en cas d’exonération ou lorsque le client est redevable de la taxe ou lorsque l’assujetti applique le régime de la marge bénéficiaire, la référence à la disposition du Code général des impôts ou à la disposition correspondante à la sixième directive ou à toute autre mention indiquant que l’opération bénéficie d’une d’exonération ou d’un régime.

Ces dispositions sont en principe applicables dès le 1° juillet 2003, néanmoins, l’administration a admis que les entreprises qui le souhaitent ont la possibilité d’utiliser les anciennes règles jusqu’au 31 décembre 2003.

LES PRECAUTIONS A PRENDRE

- les conditions générales de vente

Il est important pour l’exploitant de faire apparaître clairement les conditions générales de vente sur les documents échangés avec ses clients avant la conclusion de la vente. Ces documents peuvent se présenter sous des formes très diverses telles que des devis, factures, bons de commande ou bons de livraison. Ils constituent des justificatifs des créances de l’entreprise et valident l’exigibilité de la facture.

Parmi les conditions générales de vente pourra figurer par exemple la clause de réserve de propriété qui subordonne le transfert de propriété d’un bien au paiement complet du prix et constitue une protection du vendeur contre une éventuelle défaillance d’un client.

Le vendeur se constitue ainsi des justificatifs (lettres, devis, bons de commande, bons de livraison…) ce qui rend d’autant plus efficace le recouvrement. Il est préférable que les conditions générales de vente figurent de façon explicite sur les devis afin d’éviter toute contestation ultérieure. Elles doivent être lisibles, claires, précises et équitables.

- les délais et modalités de paiement

La facture doit porter la mention de la date d’échéance précise, le mode de paiement, le taux d’escompte en cas de règlement anticipé ainsi que les pénalités en cas de retard de paiement. Elle ne peut porter sur des marchandises dont les délais de paiement sont différents, sauf à mentionner pour chaque produit les délais considérés. Ces délais sont calculés entre la date de livraison et la date de règlement.

Le litige est souvent le prétexte pour le débiteur de reporter son règlement ou de s’y soustraire. Les frais financiers générés par cette situation pèsent sur la trésorerie du vendeur et sur la rentabilité de la vente. C’est la raison pour laquelle la facture doit mentionner la date à laquelle le règlement doit intervenir, ainsi que les pénalités en cas de retard de paiement qui sont au moins égales à une fois et demi le taux d’intérêt légal en vigueur. Il est nécessaire que les conditions d’application de ces pénalités apparaissent clairement sur les documents de l’entreprise.

Les délais et modalités de paiement doivent être convenus à l’avance sans ambiguïté avec le client ; ils sont appréciés pour chaque transaction en fonction des enjeux et des risques actualisés vis-à-vis du client.

LES CONTRAINTES LIEES A LA FACTURE

- la conservation des factures

Une facture délivrée sur support papier doit être conservée sur le territoire français par l’entreprise qui l’a émise ou le client qui l’a reçue. Sous cette réserve, il est possible de confier à un tiers le stockage des factures émises sur papier.

Les factures émises ou reçues par un assujetti doivent, en cas de contrôle de l’administration, être accessibles dans les meilleurs délais, quel que soit le lieu de stockage de ces factures. L’assujetti doit donc s’assurer que les procédés de stockage employés permettent la consultation depuis son siège des factures dont le stockage est confié à un tiers.

Acheteur et vendeur sont tenus de conserver les factures pendant un délai de trois ans, l’administration fiscale ayant un droit de regard sur les pièces comptables de l’entreprise sur les trois derniers exercices écoulés. Cependant, le Livre des procédures fiscales impose un délai de conservation des factures de six années à compter de leur établissement. Enfin, une disposition du Code de Commerce prescrit un délai de conservation de dix ans pour les factures.

Dans la pratique, il est donc recommandé de conserver ses factures pendant une durée minimale de dix années.

- les sanctions pour non-observation des règles

Tout achat pour lequel il n’est pas présenté de facture est réputé avoir été effectué en fraude des taxes sur le chiffre d’affaires. Dans un tel cas, l’acheteur est soit personnellement, soit solidairement avec le vendeur si celui-ci est connu, tenu de payer lesdites taxes sur le montant de l’achat concerné ainsi que les pénalités.

Par ailleurs, les personnes qui n’ont pas respecté l’obligation de délivrance d’une facture ou qui ont établi une fausse facture sont redevables d’une amende fiscale égale à 50 % du montant de la transaction. Le client est solidairement tenu au paiement de l’amende.

Enfin, toute omission ou inexactitude constatée dans les factures en matière de TVA donne lieu à l’application d’une amende de 15 € par omission ou inexactitude.

CONCLUSION

Une réflexion sur la facturation peut certes prendre du temps, mais le chef d’entreprise qui aura fait l’effort de cette démarche sera davantage sécurisé tant au niveau fiscal qu’au niveau commercial.

Cet effort représentera un véritable investissement pour son entreprise et contribuera à sa pérennité. Une facture correctement libellée réduira les risques éventuels de contestation; de plus, elle reflètera une bonne image commerciale de l’entreprise.

L’expert-comptable, dans le cadre de sa mission de conseil, pourra aider l’exploitant à élaborer une facturation rationnelle qui constituera un outil efficace au service de son entreprise.

Éric MOYA ,
Expert-comptable à ARLES
CGA PROVENCE

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