10/11/2008

La baisse constante des prix dans le domaine informatique ainsi que la publicité croissante sur ce type de produit incitent nombre de chefs d'entreprise à se doter de l'outil informatique quels que soient leurs besoins en la matière, sans prendre le temps de la réflexion ni prendre conseil.
Une telle attitude peut avoir les effets inverses à ceux souhaités, à savoir une désorganisation totale aboutissant à une mise en péril de l'entreprise s'il n'y a pas eu de préparation.
L'informatique ne constitue pas un remède miracle à tous les maux de l'entreprise ; cependant, utilisée rationnellement dans le cadre d'une organisation préétablie avec les partenaires concernés, elle peut apparaître comme un outil de développement.
Pour cela, il est nécessaire au préalable de procéder à un diagnostic complet de l'entreprise ainsi qu'à une évaluation des compétences respectives qui conduiront au choix final qui ne sera pas obligatoirement celui d'une information tous azimuts.

LE DIAGNOSTIC INFORMATIQUE DE L'ENTREPRISE

- Évaluation des besoins

Les raisons qui poussent un chef d'entreprise à envisager une informatisation peuvent être variées : gain de temps, meilleure présentation des documents établis, amélioration de l'outil de gestion, économie d'honoraires comptables, capacité importante de stockage d'informations, fiabilité plus grande…
Mais ces raisons sont-elles en adéquation avec le besoins réels de l'entreprise ?
Cerner les besoins de l'entreprise revient en premier à évaluer le volume de travail effectué qui pourrait être informatisé et surtout le temps que l'on peut gagner (et à quelles tâches affecter ce temps supplémentaire) ainsi qu'à chiffrer l'économie qui pourrait en résulter.
Une entreprise qui n'établirait que deux ou trois factures et autant de courriers dans la semaine, dont la comptabilité et la gestion ne nécessiteraient pas un suivi régulier, n'aurait pas un besoin impérieux dans ce domaine.
En revanche, une entreprise dont l'activité nécessite d'établir des factures continuellement dans la journée, dont les courriers sont nombreux et dont la gestion de trésorerie doit se tenir au jour le jour aurait tout intérêt à recourir à l'informatique.

- Le caractère évolutif de l'outil informatique

L'informatique envisagée doit présenter un caractère évolutif quelles que soient les tâches à informatiser.
En effet, l'outil informatique ne doit pas être figé, mais capable de s'adapter à la croissance de l'entreprise ou à une augmentation des tâches à effectuer. Ceci se traduit par une mémoire extensible, la possibilité d'ajouter un poste supplémentaire ou encore la possibilité d'installer des éléments périphériques sans grandes modifications : imprimante supplémentaire, modem, fax, onduleur…
Une omission de telles règles pourrait conduire l'exploitant à changer l'intégralité de son système informatique plus rapidement que prévu, ce qui s'avèrerait particulièrement onéreux pour l'entreprise.
Prévoir un système qui pourra s'adapter à l'évolution de l'entreprise est fondamental en matière de diagnostic informatique.

L'ÉVALUATION DES COMPÉTENCES

- Le niveau informatique des personnes concernées

Le rôle de l'informatique consiste à accroître la performance des individus. Pour cela, il faut au préalable que les personnes destinées à se servir de ce type d'outil aient une formation ou une expérience tant sue la plan de l'utilisation du matériel que sur celui des logiciels.
Cette capacité à utiliser cet outil s'acquiert plutôt facilement. D'autant que si hier, l'informatique se réduisait à l'automatisation de travaux répétitifs et à une utilisation réservée à certains spécialistes, aujourd'hui nous la trouvons à la disposition de tous pour des tâches très diverses.
Les nouveaux logiciels sont venus ensuite renforcer la tendance. L'arrivée de logiciels spécialisés dans certains secteurs d'activité a permis de faciliter leur utilisation. Les individus désormais, sont guidés, sécurisés et contrôlés.

- La motivation

Pour réussir une informatisation dans une entreprise, il est surtout nécessaire de vaincre les réticences.
En effet, certaines personnes, pour des raisons diverses : peur de na pas savoir utiliser correctement les nouvelles technologies, refus de changer leurs habitudes, âge proche de la retraite, ne souhaitent pas que leur service soit informatisé.

Un travail de persuasion est alors nécessaire pour les convaincre :
er l'utilisation de l'informatique est maintenant beaucoup plus simple qu'avant, le logiciel est de manière générale plus convivial ;
er une formation rapide permettra aux salariés et collaborateurs de s'en servir très correctement ; de plus, cette expérience les rendra plus productifs et constituera pour eux un atout dans leur plan de carrière.
Si malgré tous ces arguments, l'absence de motivation demeure toujours, le chef d'entreprise devra alors songer à repousser son projet car une informatisation contrainte et subie par les salariés risquera d'être vouée à un échec préjudiciable à l'entreprise.

LE CHOIX DE L'INFORMATIQUE

Ce choix peut s'analyser en termes d'outil informatique ou bien sous la forme d'une approche stratégique.

- Choix du matériel et des logiciels

Les caractéristiques et performances du matériel et des logiciels sont importantes pour l'entreprise. Les performances peuvent s'analyser en termes de mémoire, de rapidité de traitement, de qualité des travaux fournis…
Il est important que le type de matériel choisi soit récent et fasse l'objet d'une garantie de la part du vendeur. En cas de dysfonctionnement, une réparation ou un remplacement de l'outil n'affectera que faiblement la bonne marche de l'entreprise.
Cette méthode présente l'avantage de la simplicité, avec des produits de base bon marché et une possibilité d'informatisation au coup par coup. Par contre, dans ce cas de figure, les perspectives apparaissent plus limitées et l'outil informatique moins bien adapté aux spécificités de l'entreprise avec une communication plus aléatoire.

- Choix en termes de stratégie

Le choix d'une informatique peut s'inscrire également dans une démarche stratégique. L'informatique dans l'entreprise fait partie d'un système d'information, de production. Sa capacité à communiquer aussi bien en interne (au sein de l'entreprise) qu'en externe (clients, fournisseurs…) présente un avantage certain pour un dirigeant.
L'adaptation du système informatique aux spécificités de l'entreprise et de son secteur d'activité contribuera à une plus grande flexibilité dans l'évolution de l'entreprise.
Pour cela, il est important de s'assurer de la qualité du prestataire informatique qui constitue le garant de la pérennité du système d'information de l'entreprise.

Cette seconde approche se révèle un meilleur outil de communication pour l'entreprise, un système évolutif, mais elle a pour contrepartie un investissement plus important et une plus grande implication du chef d'entreprise pour penser l'entreprise et prévoir ses besoins actuels et futurs.

Au terme de cette démarche, le professionnel disposera des éléments lui permettant de faire son choix.
A cette occasion, le chef d'entreprise pourra consulter ses principaux partenaires : conseil en informatique, expert-comptable, banquier, assureur et faire une synthèse de leurs remarques.

Éric MOYA
Expert-comptable à ARLES